Politique de confidentialité dispositif d’alerte

Politique de confidentialité

Dispositif d’alerte professionnel - enquête interne

Données personnelles - Traitement mis en œuvre dans le cadre du dispositif d’alerte professionnel

25 septembre 2023

1. Responsable de traitement

Le responsable de traitement des données à caractère personnel est l’entité du groupe VINCI Immobilier qui emploie la personne concernée par le traitement ou celle avec laquelle ladite personne collabore / a un contrat, ainsi que, le cas échéant, VINCI SA lorsqu’elle est saisie, notamment via la plateforme VINCI integrity.

2. Objet du traitement de données

2.1 Finalités

Des données à caractère personnel sont collectées et traitées pour les finalités suivantes :

recueillir et traiter les signalements visant à déterminer l’existence ou non d’un crime, d'un délit, d'une menace, d'un préjudice pour l’intérêt général, d'une violation ou d'une tentative de dissimulation d’une violation du droit international ou de l’Union européenne, de la loi, du règlement ou du code de conduite anticorruption de VINCI ;

effectuer les vérifications, enquêtes et analyses nécessaires ;

définir les suites à donner au signalement et prendre les mesures visant à remédier à une violation et / ou prévenir qu’elle ne se reproduise ;

assurer la protection des personnes concernées ;

exercer ou défendre des droits en justice.

2.2 Base légale

Les traitements ainsi mis en œuvre reposent sur le respect, par l’entité concernée, de ses obligations légales : il s’agit de la base légale du traitement.

3. Données traitées

3.1 Catégories de données traitées

Au stade de l’instruction du signalement, ne seront traitées que les catégories de données suivantes :

l’identité, les fonctions et les coordonnées (i) de l’auteur du signalement (sauf dans l’hypothèse où il s’agit d’un signalement anonyme), (ii) des personnes faisant l’objet du signalement, (iii) des personnes intervenant dans le recueil ou dans le traitement du signalement (iv) facilitateurs et personnes en lien avec l’émetteur du signalement ;

les faits signalés ;

les éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ;

le compte-rendu des opérations de vérification ;

les suites données au signalement.

Certaines des données collectées peuvent être considérées comme sensibles, telles que des données qui relèvent ou concernent la santé, l'origine ethnique, la religion, l'orientation sexuelle, les opinions politiques et/ou l'appartenance syndicale. Des données relatives aux infractions, condamnations et mesures de sûreté peuvent également être traitées. L’entité concernée ne traitera ces données qu’en cas de stricte utilité afin d’établir, d'exercer ou défendre des droits en justice, conformément à la règlementation et la législation applicable.

3.2 Source des données

Les données sont collectées auprès des personnes concernées et à l’occasion des investigations le cas échéant.

3.3 Prise de décision automatisée

Le traitement ne prévoit pas de prise de décision automatisée.

4. Personnes concernées

Le traitement de données concerne toute personne faisant l’objet d’une alerte et d’une enquête interne le cas échéant, ainsi que toute personne ayant un lien avec ladite alerte.

5. Destinataires des données

5.1 Catégories de destinataires

Les données recueillies dans le cadre des signalements sont communiquées aux personnes chargées de la gestion des signalements qu’il s’agisse des effectifs de VINCI Immobilier elle-même, de ses filiales ou de VINCI SA.

Les données peuvent également, en cas de besoin, être communiquées à une autre entité, à un prestataire de conseil externe (cabinet de conseil ou d’avocat) afin d’assister le responsable de traitement dans le cadre de l’enquête.

5.2 Transferts des données hors UE

Aucun transfert de données hors de l'Union européenne n'est réalisé.

6. Durée de conservation des données

Les données relatives à l’alerte sont conservées en base active jusqu’à la prise de la décision définitive sur les suites à réserver à celle-ci. Cette décision doit intervenir dans un délai raisonnable à compter de la réception du signalement.

Suite à la la prise de la décision définitive sur les suites à réserver à l’alerte, c’est-à-dire suite à la décision d’irrecevabilité de l’alerte ou suite à l’instruction de l’alerte si celle-ci est recevable, les données sont conservées sous forme d’archives intermédiaires, le temps strictement proportionné à leur traitement et à la protection du lanceur d’alerte, des personnes visées et des tiers mentionnés, en tenant compte des délais d’éventuelles enquêtes complémentaires.

Les données relatives à l’alerte peuvent être conservées lorsqu’elles sont susceptibles de constituer des éléments de preuve dans le cadre d’une procédure précontentieuse ou contentieuse engagée à l’encontre d’une personne mise en cause ou de l’auteur d’une alerte abusive ou malveillante. Dans ce cas, les données sont conservées jusqu’au terme de la procédure, acquisition de la prescription ou épuisement des voies de recours à l’encontre de la décision intervenue.

De la même manière, les données relatives aux alertes peuvent être conservées plus longtemps en archivage intermédiaire si VINCI Immobilier ou ses filiales en a l’obligation légale (obligations comptables, sociales, fiscales,…) ou à des fins probatoires dans l’optique d’un contrôle ou d’un contentieux éventuel, ou encore à des fins de réalisation des audits de qualité des processus de traitement des signalements.

7. Sécurité

Le Groupe VINCI Immobilier prend toutes mesures utiles pour préserver la sécurité et la confidentialité des données, tant à l’occasion de leur recueil, de leur traitement, de leur conservation que de leur communication, conformément à la règlementation en vigueur et à la Doctrine de la CNIL.

8. Vos droits sur les données vous concernant

Conformément à la législation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, les personnes identifiées dans le cadre du dispositif d’alerte interne disposent d’un certain nombre de droits concernant la collecte et le traitement de leurs données à caractère personnel :

Le droit d’accès : les personnes concernées ont le droit d'obtenir (i) la confirmation que des données à caractère personnel les concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, d’obtenir (ii) l'accès auxdites données et une copie de ces dernières. L’exercice de ce droit ne doit néanmoins pas porter atteinte aux droits et libertés des tiers.

Le droit de rectification : les personnes concernées ont le droit d'obtenir la rectification des données à caractère personnel les concernant qui sont inexactes. Elles ont également le droit d'obtenir que les données à caractère personnel incomplètes soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire. Ce droit ne doit néanmoins pas permettre à la personne concernée de modifier rétroactivement des éléments contenus dans un signalement ou collectées lors de son instruction.

Le droit à l’effacement : les personnes concernées ont le droit d’obtenir l’effacement de leurs données à caractère personnel. Ce droit n’est cependant pas un droit absolu et les entités concernées peuvent avoir des raisons légales ou légitimes de conserver lesdites données.

Le droit à la limitation du traitement : dans certains cas, les personnes concernées ont le droit d'obtenir la limitation du traitement de leurs données à caractère personnel.

Ces droits s’exercent en contactant le délégué à la protection des données à l’adresse suivante :

Contacter le DPO par voie électronique :
[email protected]

Contacter le DPO par courrier postal :
Jean-Maxime PEYRAT
H&P Avocats
26, rue Saussier Leroy - 75017 Paris

Contacter le DPO par téléphone :
+33 (0)1 86 95 08 58

Dans la mesure où les traitements de données mis en œuvre dans le cadre de la gestion des signalements sont nécessaires pour permettre aux entités concernées de respecter leurs obligations légales, les personnes dont les données à caractère personnel sont traitées n’ont pas la possibilité de s’opposer au traitement de leurs données.

Toute personne faisant l’objet d’un signalement en est informée dans les meilleurs délais (au plus tard dans un délai d’un mois) suivant l’enregistrement, informatisé ou non, des données la concernant afin de lui permettre d’exercer ses droits. Toutefois, si une telle information est susceptible de compromettre gravement les objectifs du traitement et notamment le déroulement de l’enquête (par exemple en présence d’un risque de destruction de preuves), alors cette information pourra être différée et n’interviendra qu’une fois que tout risque aura été écarté.

La personne qui fait l’objet d’un signalement ne peut en aucun cas obtenir communication du responsable du traitement, sur le fondement de son droit d’accès, des informations concernant l’identité de l’auteur du signalement ou de toute autre personne impliquée dans l’enquête.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation (plainte) à la CNIL.